TERCEIRIZAÇÃO DE SERVIÇOS DE LIMPEZA
 
Saiba como selecionar e contractar uma prestadora de serviços de limpeza sem riscos.
Extratos da revista Limpeza Plus (Revista da Associação das Empresa Prestadoras de Serviços (Febrac)
 
Licitação Seletiva
a) Reputação da empresa - Verifique a reputação das empresas em sua cidade. Peça uma lista dos seus contratos locais, semelhantes em tamanho e extensão que se pretende contratar. Para cada contrato, peça também o nome e o número do telefone dos clientes. Desta lista, faça uma mera verificação do que os clientes pensam da empresa que lhes presta o serviço de limpeza. Outra maneira eficaz, para a escolha de uma empresa de limpeza, é solicitar ao Sindicato das Empresas de Asseio e Conservação de seu estado, listagem com as empresas sindicalizadas.
 
b) Equilíbrio financeiro - Avalie a estabilidade financeira da empresa, para determinar o gabarito e a habilidade com que a empresa contratada executará a prestação de serviços. Isto pode ser obtido através de bancos e fornecedores da empresa.
 
c) Estabilidade geral - Há quanto tempo a empresa está neste negócio? Há quantos anos o gerente, ou proprietário, está em sua atual posição?
 
d) Os escritórios da empresa. - Se a empresa reunir os critérios acima, vá visitar seu escritório e almoxarifado. Lá chegando, observe o seguinte:

  • a habilidade (qualidade) de seu pessoal de suporte;
  • seus hábitos e registros pessoais;
  • o relacionamento com o sindicato laboral da categoria;
  • seus auxiliares, técnicos e recursos;
  • seu treinamento de pessoal e programa de motivação.
 
Faça uma observação geral do pessoal e da ordem dentro do escritório. Um escritório em desordem e sujo, com empregados trabalhando à meia velocidade, normalmente indica uma empresa de má qualidade.
 
e) Qualidade de gerência - Encontre e avalie o gerente ou homem-chave da empresa. Em pequenas companhias, ele será o proprietário; em grandes companhias, ele provavelmente será o gerente da filial. Examine a pessoa, sua integridade, sua personalidade etc. Será que você sentiría confortável negociando ou trabalhando com ele?
 
f) Profundidade da gerência - É a organização da empresa dependente de uma pessoa ou de um bom staff?
 
g) Organização de supervisão - Confira a organização da empresa, o número de trabalhadores que ela tem por supervisor, controle de supervisores e, se possível, o gabarito da supervisão.
 
h) Qualidade de serviços - Inspecione alguns serviços da empresa. Escolha, no caso, pelo menos dois contratos semelhantes ao que será firmado nas dependências de sua empresa e visite-os sem aviso prévio.
 
i) Força técnica - A empresa usa métodos e quipamentos modernos? Ela busca novas técnicas de limpeza, materiais e equipamentos?
 
j) Sindicalizada - A empresa é associada à alguma entidade sindical de empresas de limpeza? Essa pesquisa é fundamental para a escolha, uma vez que as empresas sindicalizadas, em geral, são mais preparadas e profissionais, e em dia com as obrigações laborais e demais encargos decorrentes da prestação de serviços, entre eles, fiscais, trabalhistas e sociais.
 
A ÚLTIMA ETAPA

Tendo selecionado três proponentes que você considera aptos a realizar o serviço, a próxima etapa é colocá-los plenamente cientes das especificações, mostra-los o local e as suas expectativas sobre o serviço.

É aconselhável estabelecer um dia e uma hora em que as três propostas devem ser entregues. Não é aconselhável discutir as propostas com os proponentes nesta ocasião. Após o recebimento e a análise das propostas, você deve marcar uma data para que cada empresa explique o seu preço em detalhe.

Uma vez que estudos já realizados asseguram que os três competidores são competentes e responsáveis, o preço será o fator importante na sua seleção, desde que os proponentes tenham programado uma quantidade razoável de trabalho de supervisão e tenham também concordado com as condições pré-estabelecidas.

Se todas as três propostas forem muito próximos, então fatores não-monetários, talvez revelados através do estudo prévio das empresa, conforme a lista citada anteriormente, podem influenciá-lo na seleção de uma empresa, relegando-se, em segundo plano, o fator ¨preço mais baixo¨.

 
AJUDA A EMPRESA SELECIONADA A SER BEM SUCEDIDA

É de seu interesse, pois você deve comprovar o acerto na seleção de uma empresa, que o contratado escolhido seja bem sucedido. Assim, ajude-o! Considere-o, uma vez selecionado,com um parceiro e não como um adversário. Algumas formas práticas em que ele pode ser ajudado são os seguintes:

a) Após tomada a decisão de contratá-lo, entregue o contrato assinado, logo que possível.

b) Dê-lhe algum tempo para iniciar o serviço. Pergunte-lhe de quanto tempo necessita e o encoraje para que não estabeleça um tempo muito curto, apenas para lhe impressionar. Este tempo deve ser de, pelo menos, duas semanas para um edifício de mais de 9.300 m2. Assim, o contratado terá tempo suficiente para prepar-se apropriadamente. Sugerimos-lho aproveitar este tempo para ajudar o contratado a estabelecer o seguinte :

  • arranje um espaço para guardar os equipamentos e materiais que serão utilizados no serviço e estabeleça como serão feitas as comunicações entre o contratado e contratante (relatórios, livros de ocorrências etc.);
  • notifique os inquilinos sobre a mudança, e apresente o homem-chave do contratado (encarregado) aos usuários mais importantes do prédio;
  • faça os preparativos adequados para a saída da empresa de limpeza existente (ou para a turma ¨da casa¨, que realiza os serviços de limpeza).
  • pague o contratado sempre em dia.
 
CONTROLE E EXECUÇÃO DO SERVIÇO

Encoraje a idéia de "parceria" com o contratado . Conserve linhas abertas de comunicação. No nível de supervisão, em particular, estabeleça canais de comunicação de queixas, comunicação-retorno do supervisor sobre como a queixa foi tratada e comunicação ao queixoso sobre a providência tomada. Linhas de comunicação no nível de gerente ou proprietário são também importantes. Essas comunicações devem ser uma rotina regalar, e especialmente em tempos de insatisfação ou crise.

Alguns controles formais sobre a execução do serviço devem ser observados, tanto para determinar se o que você está recebendo é o que você está pagando e também para ajudá-lo a determinar se o contratado pode ou não pode fazer propostas para outros edifícios. Três caminhos possíveis de controle são os seguintes:

  • Inspeções regulares com outras empresas selecionadas ao acaso por você mesmo. Notas escritas sobre Inspeções com cópia para o contratado.
  • Observe a opinião sobre limpeza dos usuários do prédio, através de discussões informais com eles, ou por questionários simples que podem ser distribuídos periodicamente.
  • Verifique a quantidade de homens-hora utilizados pelo contratado, veja se está de acordo com o estabelecido antes da assinatura do contrato.
 
ARMADILHAS QUE PODEM SER PREPARADAS PELA EMPRESA CONTRATADA

Se os procedimentos apresentado não forem levados em consideração, você pode cair em algumas das seguintes armadilhas:

a) Aumento de preço - Aqui o contratado apresenta uma proposta muito baixa, ganha o serviço, faz uma limpeza de primeira classe no dois ou três meses iniciais (com despesas consideráveis), e, então, pede um aumento de preço sobre algum pretexto, tal como incompreensão sobre as especificações, querer pagar ao seu pessoal salário maiores, aumento de custos, etc.

 
Solução:
  • Confira cuidadosamente as referências sobre os licitantes, para evitar este tipo de empresa.
  • Se ele escapa através deste processo, não lhe dê quaiquer pretextos, isto é, tenha tudo tratado e negociado de antemão, como nós indicamos. Insista para que ele execute bem o contrato, sem qualquer aumento de preço. Isso lhe dará trabalho barato por um ano e, talvez, ele se cure deste hábito.

b) Disputa sobre preços para limpeza de novas áreas - Disputas podem surgir sobre o preço a ser pago ao contratado por novas áreas a serem limpas ou mesmo serviços adicionais.

Solução:

  • Inclua, no contrato, algumas linhas de orientações gerais (p. ex. preço/m² etc.) sobre como serão pagos quaisquer adcionais de área no contrato.

c) Empresa tipo "roda que range"- Este é o tipo de empresa que apresenta uma proposta baixa para ganhar o serviço. Ela começa com um estouro e todo mundo fica feliz por um mês ou dois. À medida em que a sua atenção se desvia para outras coisas, a qualidade de seu trabalho declina gradualmente. Em certas ocasiões, você se queixa. Ela põe óleo na "roda que range" e faz um esforço heróico para ter o lugar limpo novamente. Uma vez que a sua atenção novamente se desvia para outras coisas, a qualidade gradualmente delcina, e o ciclo se repete por tantas vezes quanto a sua paciência permitir.

Solução:

  • Escolha outra empresa sucessora, que seja definitivamente sindicalizada e ausentera para assumir o contrato, utilizando o processo indicado neste artigo.
  • Para ajudar sua seleção, não hesite em consultar a relação dos Sindicatos de Empresas de Asseio e Conservação filiados à Febrac, a fim de solicitar uma listagem das empresas sindicalizadas.